Как бизнесу за 4 дня получить пользу как от года работы в офисе: 8 советов от крупнейших организаторов форумов

В современном бизнесе время – самый дорогой и невосполнимый ресурс. При этом традиционные циклы продаж и развития партнерств все больше растягиваются, упираясь в невозможность прямого выхода на лиц, принимающих решения, и переписки, за которыми не следуют конкретные действия. Мы в IBC годами наблюдаем, как лидеры рынка сжимают годовые KPI до нескольких дней, используя международные бизнес-форумы не просто для имиджа, а как мощный инструмент операционной эффективности. 

В преддверии нового сезона деловой активности на международных площадках мы обратились к команде организаторов крупнейших форумов, чтобы понять, как правильно использовать подобные мероприятия для достижения максимального результата. Некоторые пункты этой инструкции касаются подготовки к бизнес-форумам, другие упрощают деловое общение и налаживание связей. Выберите то, чего недостает именно вам. 

Шаг 1. Соберите команду для участия

Опытные участники форумов знают: работа скоординированной команды на мероприятии всегда эффективнее единоличного участия. Составьте список делегации, распределите роли, обязанности и зоны ответственности на площадке: кто будет вести переговоры, решать организационные вопросы, презентовать предложения и завязывать новые деловые знакомства. Так вы сможете одновременно присутствовать в нескольких местах деловой программы и получите больше целевых контактов.

Шаг 2. Изучите список участников и назначьте им встречи

У участников есть возможность не только заранее узнать, какие участники будут на Форуме, но и выйти на них, назначить встречи на площадке. Это экономит время и помогает заранее построить план работы. Вы приезжаете на мероприятие подготовленным, с конкретными идеями и предложениями, не тратя время на поиск «нужных людей» среди незнакомцев.

Шаг 3. Пригласите партнеров для переговоров или подписания соглашения

На площадках крупных форумов предусмотрены залы для проведения пресс-конференций, брифингов, церемоний подписания соглашений, а также комнаты для интервью и точки пресс-подхода.

Проведение пресс-мероприятия или подписания соглашения укрепляет статус компании, позволяет продемонстрировать достижения и придать им огласку с привлечением СМИ.

Шаг 4. Заранее изучите карту площадки и спланируйте маршрут передвижения

Масштаб, многообразие и яркость крупных форумов может сбивать и отвлекать от целей. Поэтому заранее скачайте и изучите карту площадки. Отметьте необходимые зоны и как до них дойти, чтобы не опаздывать на встречи и сессии. 

Шаг 5. Подготовьтесь к посещению мероприятий деловой программы. Выделите главное, остальное посмотрите в записи

Охватить десятки сессий, круглых столов и заседаний за несколько дней форума невозможно. Выберите самые приоритетные, где точно будут нужные вам эксперты, представители компаний, государственных органов, и включите их в план своей работы на площадке. На многих сессиях участники могут задать вопросы спикерам – подготовьте их заранее, чтобы завязать диалог. Остальные мероприятия, которые вызывают интерес, но не требуют личного присутствия, вы сможете посмотреть позже в записи.

Шаг 6. Воспринимайте выставочные стенды как бизнес-возможности

Партнеры и экспоненты представляют на ПМЭФ зрелищные  стенды, но помните, что стенд в первую очередь – зона делового общения. Здесь можно встретить руководителей организаций и представителей администраций субъектов РФ, пообщаться с ними в зоне переговоров, получить или передать необходимую информацию и контакты через администраторов.

Шаг 7. Находитесь там, где концентрируются ваши единомышленники и целевая аудитория

Например, в тематических пространствах – на ПМЭФ каждое из них посвящено узкой тематике, привлекает экспертов отрасли, производителей, дистрибьюторов и регуляторов рынка. В таких зонах легче завязать знакомство, ведь они располагают к расслабленному диалогу по интересам.

Отраслевые мероприятия в рамках крупнейших форумов также уже зарекомендовали себя как точки притяжения для профессионального сообщества в своих отраслях.

Шаг 8. Запланируйте участие в неформальных мероприятиях культурной и спортивной программ

Часто самые полезные знакомства завязываются не за столом переговоров, а в зонах неформального общения: на светских событиях, спортивных турнирах, в лаунджах, зонах кофе-брейка. Посещайте такие мероприятия и пространства и будьте открыты для общения на них.

Читайте больше о возможностях выхода на международные рынки в разделе “Блог”.